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Process Documentation

Sind Ihre Prozesse aussagekräftig dokumentiert?

Geschäftsprozesse umfassen alle betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens. Die fortlaufenden Änderungen der Marktanforderungen bzw. die variierenden Anforderungen der Geschäftsführung, erfordern eine Umstrukturierung der Arbeitsabläufe.

ISO-Zertifizierung, Einführung, bzw. Erweiterung von Softwarekomponenten, Standardisierung, Automatisierung, Qualitätssteigerung und Optimierung sind die häufigsten Auslöser für eine kritische Betrachtung der Arbeitsabläufe aus unterschiedlichen Blickwinkeln.

Eine kontinuierlich gepflegte und aktualisierte, unternehmensweit einheitliche Dokumentation der Geschäftsprozesse erleichtert die Kommunikation, ermöglicht einen zielgruppengerechten Überblick über die Arbeitsabläufe und spart so Zeit und Kosten. Sie erleichtert Optimierungsmaßnahmen, vermeidet Missverständnisse und reduziert mögliche Fehlerquellen.

Abbildung 1: Grafische und Tabellarische Prozessdokumentation
Abbildung 1: Grafische und Tabellarische Prozessdokumentation

Zur Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse verwenden wir die Methode und das Werkzeug Ihrer Wahl. Ob Sie eine grafische oder tabellarische Prozessdarstellung bevorzugen, ob Sie ein Modellierungswerkzeug im Einsatz haben, oder sich für ein Werkzeug erst entscheiden möchten, aber auch zur Bestimmung der Dokumentationstiefe und –breite stehen wir Ihnen mit unserem vielfältigen Praxis-Know-how beratend zur Verfügung.

Ihr Nutzen

Eine verständliche und einheitliche Darstellung Ihrer Unternehmensabläufe hilft Ihnen, die Situation, sowie deren Potentiale und Gelegenheiten objektiv und schnell zu erkennen. Strukturiert dokumentierte Unternehmensabläufe sind die beste Grundlage für das Managen von Prozessen.

Die Dokumentation von Unternehmensabläufen verhilft Ihrer Organisation zu:

  • durchgängigem Prozessverständnis
  • Reduzierung der Einarbeitungszeiten
  • schnellerem Erkennen von Engpässen
  • Definition verlässlicher Kennzahlen
  • bedarfsorientierter Planung
  • prozessbasierter IT-Architektur
  • Prozessoptimierung und Qualitätssteigerung
  • dauerhafter Kostenreduzierung

Der Ablauf unserer Serviceabwicklung

Wir erheben und dokumentieren die Prozesse durch Interviews der Prozessträger, in gemeinsamen Workshops mit den Prozessteams oder nach dem Prinzip des „Contextual Inquiry“ (Prozesserhebung Vorort am Arbeitsplatz).

Abbildung 2: Von fachlichen Prozessen zu IT Anwendungen
Abbildung 2: Von fachlichen Prozessen zu IT Anwendungen

Die Prozesse werden nahtlos während der Erhebung modellhaft auf mehreren Ebenen abgebildet. Auf der strategischen Ebene erstellen wir Prozesslandkarten anhand Wertschöpfungskettendiagramme. Für die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen auf fachlicher Ebene werden in der Praxis vorrangig Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) verwendet und die Methode „Business Process Modelling Notation“ (BPMN) verwenden wir auf der IT-Ebene. Nach der qualitativen Überprüfung lassen wir die Prozessmodelle einzeln vom Prozessteam bestätigen und vom Prozessverantwortlichen zur weiteren Bearbeitung freigeben. Nach der Analyse werden die SOLL-Prozesse direkt in einer IT-basierten Workflowsteuerung umgesetzt. Zu diesem Zwecke wird ein transformatives Verfahren verwendet, dass die Prozessmodelle von EPK- bzw. BPMN-Modellen direkt in ausführbaren BPEL-Code überträgt, das zur Laufzeit das rollenbasierte Aufgabenmanagement steuert.

Bei der Erhebung und Dokumentation werden Ihre Mitarbeiter aktiv in die einzelnen Aktivitäten involviert und in der Praxis trainiert, damit das Prozessverständnis und das Prozessdenken in Ihrem Unternehmen etabliert wird und die Akzeptanz der Prozessteams sich steigert. Ein aktiv beteiligtes Team kann schon nach kurzer Zeit das nötige Know-how aufbauen und in der Lage sein, die Geschäftsprozesse eigenständig zu pflegen und zu aktualisieren.

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