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Transition & Transformation Management

Senken Sie Ihre Projektrisiken und -kosten durch eine professionelle
T&T Unterstützung

Transitions- und Transformationsprogramme in der IT-Service-Industrie oder bei firmeninternen Programmen gehören zu den anspruchsvollsten Aufgaben, denen man in der IT begegnen kann, da sehr viele fachliche Aspekte zum Tragen kommen und viele inhaltliche Abhängigkeiten bestehen. Die meisten Organisationen führen Programme dieser Komplexität sehr selten durch und verfügen daher nicht über die entsprechenden Erfahrungen.

„Die meisten Outsourcing- oder IT-Restrukturierungs-Ansätze scheitern an der geringen Detailtiefe in Zieldefinition, Projektvorbereitung, Vertragsgestaltung und der mangelnden Messbarkeit von Zielen. Eine unvollständige inhaltliche Planung sowie fehlende Methoden zur Umsetzung komplexer technischer, kommerzieller und organisatorischer Transitionen und Transformationen sorgen sowohl in der IT-Service-Industrie als auch bei firmeninternen Vorhaben für regelmäßiges Projektversagen.“
Prof. Dr. Hermann Krallmann

Beratung in Transition und Transformation Vorhaben

Die KRALLMANN AG bietet Unterstützung für komplexe und anspruchsvolle T&T Vorhaben im IT-Outsourcing oder bei firmeninternen Projekten an. Unsere T&T Practice besteht aus T&T erprobten Mitarbeitern, die sowohl in der internen IT als auch in Outsourcing-Projekten auf Dienstleisterseite Erfahrungen haben.

Typischer Ablauf – Phasen, Begriffe, Inhalte

In Outsourcing-Vorhaben lassen sich in der Regel vier Phasen unterteilen:  Vertragsabschluss und alle Tätigkeiten vor der Unterzeichnung, Transition, Transformation und stabiler Betrieb.

Dem Vertragsabschluss geht die Phase der Entscheidung für eine bestimmte Form des Sourcings, die Auswahl eines Anbieters und die Vertragsverhandlung voraus. Im Rahmen dieser vorbereitenden Aktivitäten sind darüber hinaus die Ziele des T&T-Projektes zu definieren, das richtige methodische Vorgehen auszuwählen, diverse Stakeholder im Unternehmen mit einzubeziehen und eine geeignete Governance-Struktur für die Projektdurchführung zu etablieren, aber auch eine umfassende Due Diligence (ähnlich wie bei M&A Vorhaben) durchzuführen.

Die Transition-Phase umfasst alle Aktivitäten, die vom Vertragsabschluss bis zum Übergang der Verantwortung für die Erbringung eines Services vom Outsourcing-Nehmer oder einem dritten Anbieter auf den neuen Outsourcing-Anbieter durchzuführen sind. Dazu gehören z.B. der Übergang von Personal, die Etablierung der Managementstrukturen und -prozesse, die den Übergang ermöglichen, sowie die Bereitstellung aller Assets bzw. Anlagegüter (Infrastruktur, Hardware, Anwendungen) die für den Übergang notwendig sind. Den Abschluss der Transition-Phase stellt die komplette Übernahme der Service-Bereitstellung durch den Outsourcing-Anbieter dar.

An die erfolgreiche Transition schließt sich in der Regel eine Phase der Transformation an, die verschiedene Projekte umfassen kann, deren Ziel es ist, die Qualität der nun extern bereitgestellten Services und die Effizienz der Serviceerstellung auf ein zuvor vereinbartes Niveau zu heben. Die Transformation wird getrieben durch sehr gegensätzliche Erwartungen von Kunden (höhere Servicequalität, niedrigere Kosten, Flexibilität) und Service-Providern (Standardisierung, Skaleneffekte, maximale Produktivität, Gewinnstreben). Diesen natürlichen Zielkonflikt gilt es im gesamten Verlauf von T&T-Vorhaben zu berücksichtigen.

IT-Transformationen können auch als interne Projekte durchgeführt werden. Typische Ziele sind dabei eine erhöhte Leistungsfähigkeit des internen IT-Dienstleisters, Senkung der IT-Kosten oder eine bessere Unterstützung der strategischen Prioritäten des Business.

Sowohl an die Phase der Transition als auch an die Transformationsprojekte schließen sich Phasen der Stabilisierung an, in denen Schwierigkeiten und unvorhergesehene Probleme behoben werden. Generell ändert sich der vereinbarte Leistungskatalog im Verlauf der Outsourcing-Beziehung mehr oder weniger dynamisch. Die Verhandlung von Change Requests (Änderungsanfragen) ist dabei einerseits eine normale Reaktion auf nicht berücksichtigte Bedürfnisse oder Unklarheiten, andererseits aber auch ein wesentlicher Kostentreiber, den es entsprechend zu berücksichtigen gilt.

Die KRALLMANN AG unterstützt Sie in allen Phasen Ihres T&T Vorhabens mit der Expertise aus einer Vielzahl durchgeführter Projekte sowohl auf Seiten namhafter Outsourcing-Dienstleister als auch auf Kundenseite, in internen Transformationen wie Outsourcing-Projekten.

Unser Leistungsportfolio im Einzelnen

Unser Leistungsportfolio im Umsetzungsmanagement und in der Umsetzungsberatung umfasst folgende Themenblöcke:

Vertragsabschluss und Vorbereitung des Vertragsabschlusses:

  • Strategiedefinition und Definition von Zielen für Ihr T&T Vorhaben
  • Planung der Projektphasen, Auswahl der Methodik zur Umsetzung, Konzeption der notwendigen Strukturen und Prozesse (Governance, Projektteam) auf Ihrer Seite
  • Unterstützung bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters
  • Vorbereitung und Unterstützung bei der Due Diligence und Datensammlung
  • Ermittlung der Cost Baseline CBL
  • Durchführung von Risk Assessments
  • Unterstützung bei den Vertragsverhandlungen und Review von Vertragsunterlagen
  • Ausarbeitung und Review von Service-Katalogen und SLAs

Transition:

  • Aufbau Ihrer Projekt bzw. Programmorganisation, inklusive PMO
  • Bei Bedarf Besetzung kritischer Rollen, z.B. Risikomanagement
  • Projekt-/Programmplanung: Projektstruktur, Aufwände, Kosten, Ressourcen, Ergebnisse und Akzeptanzkriterien
  • Ermittlung des Current Mode of Operation CMO
  • Definition des Current Mode of Operation „plus“ bei Abschluss der Transition CMO+ (nach Change of Control CoC)
  • Planung und Steuerung der Stabilisierungsphase mit relevanten Risikomanagement- und Qualitätssicherungsmaßnahmen
  • Umsetzungssteuerung mit PMO und/oder Projektleitung

Transformation:

  • Erarbeitung der Transformations-Strategie und Definition der Ziele für die Transformation
  • Definition des Projektportfolios / Programms zur Umsetzung der Transformation
  • Aufbau Ihrer Projekt bzw. Programmorganisation, inklusive PMO
  • Bei Bedarf Besetzung kritischer Rollen, z.B. Risikomanagement
  • Projekt-/Programmplanung: Projektstruktur, Aufwände, Kosten, Ressourcen, Ergebnisse und Akzeptanzkriterien
  • Umsetzungssteuerung mit PMO und / oder Projektleitung

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