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ROBOTIC PROCESS AUTOMATION: DIE DIGITALISIERUNG DER ADMINISTRATIVEN PROZESSE

Office-Prozesse schnell und günstig automatisieren

In den letzten Jahren und Jahrzehnten haben Roboter beispielsweise in der Industrie und Logistik zahlreiche Aufgaben von Menschen übernommen und so die Arbeitswelt signifikant verändert. Die nächste Revolution steht nun bevor: Mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) können Roboter vollautomatisch viele einfache Aufgaben schneller und fehlerfrei erledigen. Diese Roboter sitzen natürlich nicht am Schreibtisch – gemeint sind vielmehr Software-Roboter, die insbesondere folgende Arbeiten übernehmen können:

  • stark strukturierte, einfache Routineaufgaben, bei denen z.B. Daten gesucht, gesammelt, zusammengefasst oder aus einem System in ein anderes übertragen werden
  • Aufgaben, bei denen basierend auf klar definierten Regeln Entscheidungen getroffen werden

Durch eine derartige Automatisierung können enorme Einsparungspotenziale generiert werden, denn die Roboter übernehmen im Backoffice jene Aufgaben, die sehr häufig anfallen. Daneben hat die robotergesteuerte Prozessautomatisierung noch einen weiteren Vorteil: Die Roboter müssen nicht aufwendig programmiert werden, sondern verwenden Ihre bereits bestehenden Anwendungen inklusive der bisherigen Benutzerschnittstellen. Die Roboter interagieren mit sämtlichen Software-Programmen und benötigen keine aufwendige Backend-Integration, die wiederum Schnittstellen erfordert.

Das bedeutet: Die RPA-Software erledigt die Routinearbeiten mit menschlicher Qualität und nutzt dafür die bestehenden Programme, Eingabemasken etc. Sie können daher RPA bereits in kurzer Zeit und zu relativ geringen Kosten einführen.

Beispiele: Das können Roboter für Sie tun

  • Formulare und Eingabemasken ausfüllen
  • Daten kopieren, einfügen und verschieben
  • Daten aus verschiedenen Systemen lesen, verarbeiten und miteinander kombinieren
  • Reports erstellen
  • Funktionen in ERP-Systemen ausführen
  • Berechnungen durchführen
  • E-Mails öffnen und bearbeiten sowie Anhänge verarbeiten
  • Prozesse bei Bedarf an menschliche Kollegen weiterleiten

Unser Ziel: maßgeschneiderte Roboter

Es ist unsere Expertise, Ihnen Software-Roboter zur Verfügung zu stellen, die Ihre Prozesse optimal erledigen, alle internen Regeln befolgen und ComplianceAnforderungen erfüllen. Bei Bedarf erweitern wir die Fähigkeiten Ihres Roboters auch mittels künstlicher Intelligenz: So versetzen wir ihn in die Lage, neben stark strukturierten Routineaufgaben auch Arbeiten mit einem höheren Komplexitätsgrad für Sie zu erledigen.

Wir bringen Sie in 4 Schritten zur intelligenten Prozessautomatisierung

1. Phase: Potentialanalyse

  • Durchführung einer Potentialanalyse zur Einführung von RPA auf Basis der Geschäftsprozesse durch Ermittlung des Nutzen-Kosten-Verhältnisses
  • Prüfung der technischen Umsetzbarkeit von RPA
  • Auswahl eines geeigneten RPA Tools auf Basis der analysierten Geschäftsprozesse

Ergebnisse:

  • Potenzial zur Einführung von RPA ermittelt
  • Go oder No-Go Entscheidung zur Implementierung von RPA
  • Geeignetes RPA Tool ausgewählt

2. Phase: Proof of Concept

  • Auswahl eines priorisierten Prozesses auf Basis vordefinierter Kriterien (repetitiv, standardisiert, regelbasiert etc.)
  • Darstellung des priorisierten Prozesses in einem Flowchart
  • Optimierung des Prozesses in Hinblick auf Redundanzen und Ineffizienzen
  • Umsetzung des optimierten Prozesses mit ausgewähltem RPA Tool
  • Ermittlung der Prozessverbesserungen durch entsprechende KPIs (Kosten, Fehlerrate, Durchlaufzeit etc.)

Ergebnisse:

  • Prozess zur Automatisierung durch RPA priorisiert
  • Priorisierter Prozess durch RPA automatisiert
  • Nutzen des automatisierten Prozesses bewertet

3. Phase: Pilotphase

  • Erstellung eines Governance-Modells (u.a. Einrichtung eines RPA Center of Excellence, Definition von KPIs,
  • Erstellung Kommunikationskonzept, Verwaltung der Anforderungs-Pipeline)
  • Erstellung eines Implementierungsplans
  • Einrichtung der RPA Plattform
  • Initiales Einstellen und Training des RPA Kernprojektteams
  • Entwicklung weiterer automatisierter Prozesse durch RPA

Ergebnisse:

  • Governance-Modell erstellt
  • RPA Center of Excellence eingeführt
  • RPA Plattform implementiert
  • RPA Kernteam geschult
  • RPA Prozesse in verschiedenen Bereichen automatisiert

4. Phase: Roll-Out

  • Erstellung von Templates und Frameworks zur Wiederverwendung in den RPA Prozessen
  • Vollständige Implementierung aller relevanten Geschäftsprozesse
  • Übergabe an den Kunden
  • Post-Roll-Out: Wöchentlicher Austausch per Telko und zeitlich geplante Vor-Ort Besuche bis Nachhaltigkeit des Systems von beiden Seiten bestätigt wird

Ergebnisse:

  • Standardisierte Methoden und Werkzeuge für die Robotergestützte Prozessautomatisierung etabliert
  • Für RPA geeignete Geschäftsprozesse vollständig automatisiert

Beispiel: Das kann RPA für Sie tun

Vom Kundenangebot bis hin zur Kundenreklamation – die RPA der KRALLMANN AG entlastet Ihre Mitarbeiter und lässt sich direkt in Ihre internen Workflows integrieren. So kann der Roboter bereits durch NLU (Natural Language Understanding) kategorisierte E-Mails lesen und prüfen, ob noch weitere Informationen für die Bearbeitung der Anfrage vonnöten sind. Ist dies der Fall, so können diese mittels eines Chatbots erfragt werden. Sind alle notwendigen Informationen vorhanden, können gezielt die Workflows der entsprechenden Abteilungen angesprochen und automatisiert durchgeführt werden. Auf diese Weise kann beispielsweise ein fertiges Angebot das Ergebnis des gesamten Prozesses sein.

Ihre Vorteile: niedrige Kosten, zufriedene Mitarbeiter

Ihre Vorteile: niedrige Kosten, zufriedene Mitarbeiter

Robotic Process Automation bietet Ihnen zum einen die allgemeinen Vorteile der Automatisierung:

  • niedrigere Kosten
  • schnellere Bearbeitungszeiten
  • höhere Verfügbarkeit
  • größere Zuverlässigkeit und Transparenz

Dabei überzeugt RPA zum anderen aber auch mit einigen Besonderheiten – vor allem im Vergleich zu herkömmlichen Business-Process-Management-Systemen (BPMS). Denn die Softwareroboter lassen sich wesentlich schneller, einfacher und kostengünstiger implementieren

Ihre RPA-Vorteile auf einen Blick

  • Routineaufgaben schnell und kostengünstig automatisieren
  • Steigerung der Produktivität
  • Einsparpotentiale sind sofort sichtbar -> schnelle Realisierung des ROI
  • niedrige Kosten durch Verwendung Ihrer bisherigen IT-Infrastruktur
  • Roboter werden ohne Programmierkenntnisse konfiguriert
  • geringer Konfigurationsaufwand
  • kein Eingriff in Ihre laufenden IT-Systeme
  • Positive Auswirkung auf Compliance-Anforderungen dank lückenloser Dokumentation
  • Unabhängigkeit und Skalierbarkeit aufgrund vielfältiger Einsatzmöglichkeiten und Parallelbetrieb
  • Niedriges Einführungsrisiko und kurze Implementierungszeit im Vergleich zu anderen Prozessmanagement-Ansätzen (z.B. Business Process Management)
  • Mitarbeiter von monotonen Routineaufgaben entlasten und so Freiräume für kreative Aufgaben schaffen
  • zufriedenere Kunden durch schnellere Bearbeitung Ihrer Anliegen unabhängig von IT-Release-Zyklen bei der Implementierung
  • Fachabteilungen definieren die Fachlogik selbst und „trainieren“ die Roboter – Ergebnis: geringe Fehlerquoten und hohe Zufriedenheit mit RPA-Ergebnissen
  • End-to-End-Prozesse vollständig automatisieren – ohne zusätzliche Schnittstellen zwischen verschiedenen Anwendungen
  • laufende Prozesse überwachen
  • Signifikante Reduzierung von Fehlerraten
  • abgeschlossene Prozesse transparent nachvollziehen
Unsere Leistung: individuell und schnell

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen häufig anfallende Tätigkeiten automatisieren wollen, sind wir der richtige Ansprechpartner für Sie. Denn unsere RPA-Experten sorgen dafür, dass Sie schnell einsatzbereite Roboter haben, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das erreichen wir unter anderem mit diesen Leistungen:

  • Prozesse identifizieren und visualisieren, die für eine Automatisierung geeignet sind
  • Identifizierte Prozesse in Hinblick auf Redundanzen und Ineffizienzen optimieren
  • Ermittlung der Prozessverbesserungen durch entsprechende KPIs
  • Roboter individualisieren und installieren – je nach Bedarf als zentrale RPA-Plattform
    oder an einzelnen Arbeitsplätzen
  • Roboter standardisieren und skalieren
  • bei Bedarf künstliche Intelligenz integrieren (z.B. in Form von Chatbots)
  • Sicherstellen, dass Ihre Prozesse eingehalten werden
  • Mitarbeiter der Fachabteilungen im Umgang mit den Robotern schulen
  • Ihre Fachabteilung beim Training der Roboter unterstützen
     

Haben Sie noch Fragen?

Sprechen Sie uns an – unser RPA-Team ist gerne für Sie da.

Telefon: +49 (0)30 8020836-60
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