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Wenn Sie mehr über Robotic Process Automation (RPA) wissen möchten

An dieser Stelle möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, mehr über Ihren potentiellen digitalen Mitarbeiter zu erfahren – den RPA-Softwareroboter. Hintergründe über seine Herkunft, seine Arbeitsweise, seine besonderen Talenten und Fähigkeiten, seine typischen Einsatzgebiete und vieles mehr.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Der englische Begriff verrät bereits viel über die Robotic Process Automation (RPA): es handelt sich um eine Prozessautomatisierung durch Roboter. Allerdings sind diese Roboter digital. Das heißt, es handelt sich bei ihnen nicht um physische Roboter, sondern um Programme. Um dies zu verdeutlichen, wird häufig von Software-Robotern gesprochen.

Möglich wurden solche Software-Roboter durch die digitale Transformation. So wie physische Roboter in einer Fertigungsstraße eingesetzt werden, werden Software-Roboter im Rahmen einer Robotic Process Automation an einem digitalen Arbeitsplatz eingesetzt. Sie können z. B. Programme öffnen, E-Mails versenden und andere Tätigkeiten ausführen.

Allgemein gesagt können RPA-Software-Roboter in einer digitalen Umgebung Prozesse und Aufgaben automatisch ausführen, die sich wiederholen und regelbasiert sind. Dabei arbeiten sie ähnlich wie ein menschlicher Mitarbeiter. Genauer gesagt: ihr Software-Roboter vollzieht die Handlungen eines menschlichen Mitarbeiters nach.

Wie hat sich die Robotic Process Automation (RPA) entwickelt?

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist in der Industrie bereits seit Jahrzehnten etabliert. Auch im Bereich der Software und Datenverarbeitung werden bereits seit langer Zeit digitale Roboter eingesetzt, um bestimmte Prozesse automatisiert auszuführen. Aus diesen z. T. sehr einfachen Software-Robotern hat sich die RPA, die Robotic Process Automation, entwickelt. Dabei verbindet die Robotic Process Automation Errungenschaften aus unterschiedlichen Bereichen: u. a. des Screen Scrapings, der Workflow Automation und des automatisierten Softwaretestens.

Bei dem sogenannten Screen Scraping werden Software-Roboter genutzt, um Daten von unterschiedlichen Internetseiten zusammenzutragen, z. B. für Preisvergleiche. Die Roboter übernehmen dabei automatisiert die Aufgabe, die entsprechenden Hersteller- und Shopseiten zu besuchen und die Preise für bestimmte Produkte in eine Datenbank zu kopieren. Je komplexer und vielfältiger Internetseiten wurden, desto komplexer mussten auch die Software-Roboter werden, um ihre Aufgabe erfüllen zu können.

Bei der Workflow Automation, auch als Workflow-Management bekannt, werden einige Geschäftsprozesse automatisiert, häufig nur teilweise. Dadurch wird der Arbeitsablauf beschleunigt. Typischerweise kann die Software einer Workflow Automation z. B. Adressdaten, Rechnungsdaten und Produktinformationen automatisiert erfassen und in Datenbanken oder Dokumente einfügen. Dahinter steht eine Programmierung, die sich an standardisierten Arbeitsabläufen orientiert. Sind bestimmte Bedingungen erfüllt, löst dies eine automatische Aktion der Software aus. Dadurch kann sie bestimmte Aufgaben genau dann übernehmen, wenn dies benötigt wird.

Im Bereich der automatisierten Softwaretests wurde eine wichtige Fähigkeit der RPA-Software-Roboter entwickelt: die Fähigkeit, selbst Programme und Benutzeroberflächen zu bedienen. Wie auch in anderen Bereichen ist der Innovationsdruck im Bereich Software hoch. Neue Programme sollen möglichst schnell entwickelt und auf den Markt gebracht werden. Sie müssen neue Funktionen bieten, trotz aller Komplexität jedoch möglichst einwandfrei funktionieren – in unterschiedlichen Hardwarekonfigurationen und Anwendungsszenarien. Durch diese Anforderungen besteht im Bereich der Softwareentwicklung ein großer Bedarf an Tests. Diese von Menschen durchführen zu lassen, bedeutet einen sehr großen Aufwand sowohl an Zeit und an Geld. Daher wurden Software-Roboter entwickelt, welche viele dieser Tests automatisch durchführen, dokumentieren und auswerten können.
Aufgrund der komplexen Aufgaben und des großen Einsparungspotentials erfolgten im Bereich der automatisierten Softwaretests viele für die Robotic Process Automation entscheidenden Fortschritte.
Technisch gesehen sind Software-Roboter also bereits seit Jahrzehnten in Nutzung. Durch die Zusammenführung von Elementen aus den oben genannten unterschiedlichen Technologien und die Kombination mit Künstlicher Intelligenz entstand die Robotic Process Automation.
Die Fortschritte im Bereich der Künstlichen Intelligenz erlaubt es dem RPA-Software-Roboter, von seinen menschlichen Mitarbeitern „angelernt“ zu werden. Dadurch entfällt eine aufwendige Programmierung und zugleich werden arbeitsalltagsnahe Funktionalitäten sichergestellt.

Wie unterscheidet sich Robotic Process Automation (RPA) von anderen Methoden der Prozessautomatisierung?

Vereinfacht gesagt:
Die Software-Roboter der Robotic Process Automation (RPA) verhalten sich ähnlich wie neue Mitarbeiter. Sie benötigen eine „Einarbeitungszeit“ und nutzen die bereits bestehende IT-Infrastruktur.
Es sind keine Veränderungen an den bestehenden Programmen notwendig.
Daher ist die Einrichtung einer RPA vergleichsweise wenig aufwendig. Es muss nur die RPA-Software installiert und der Software-Roboter „angelernt“ werden. Es ist keine aufwendige Konzeption einer neuen IT-Infrastruktur notwendig und es gibt keine gewöhnungsbedürftigen Veränderungen im System. RPA automatisiert also geeignete Prozesse, ohne das bestehende System zu verändern.

Andere Methoden der Prozessautomatisierung hingegen benötigen eine eigene IT-Infrastruktur innerhalb Ihres Unternehmens. Diese muss konzipiert, eingerichtet, angepasst und getestet werden, bedeutet also erheblich mehr Aufwand und tiefe Eingriffe in das bestehende System. Hier werden geeignete Prozesse automatisiert, indem das bestehende System verändert und erweitert wird. Daher bedeutet dies mehr Aufwand.

Beide Formen der Prozessautomatisierung haben ihre Berechtigung. So sind RPA-Software-Roboter gut geeignet, um punktuelle, häufig wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Traditionelle Prozessautomatisierungen wie z. B. durch Business Process Management (BPM) Ansätze bieten hingegen ganzheitliche Lösungen – in die eine RPA zusätzlich integriert werden kann.

Was sind sind die Anwendungsgebiete einer Robotic Process Automation (RPA)

RPA-Software-Roboter arbeiten regelbasiert und ihrer Programmierung entsprechend. Daher sind sie optimal zur Automatisierung von strukturierten, standardisierten und repetitiven Prozessen geeignet. Aufgaben, welche für Menschen Routineaufgaben darstellen und häufig als lästig oder zeitraubend empfunden werden, sind ideal für eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Ein großer Vorteil der RPA ist, dass Prozesse beliebig häufig und rund um die Uhr wiederholt werden können, ohne dass bei dem Software-Roboter nachlassende Konzentration oder Ermüdungserscheinungen auftreten.

Innerhalb standardisierter Prozesse sind RPA-Software-Roboter durchaus zu Flexibilität fähig: sie können anhand der bestehenden Regeln und eindeutigen Handlungsanweisungen Entscheidungen treffen und so auch komplexere Aufgaben selbständig ausführen.
Da RPA-Software-Roboter nicht aufwendig programmiert werden müssen, können die über sie vorgenommenen Automatisierungen flexibel und zügig angepasst werden. Ähnlich wie ein menschlicher Mitarbeiter müssen sie „angelernt“ werden. Das heißt, die entsprechenden Routineaufgaben müssen ihnen quasi vorgemacht werden, so dass die RPA-Software diese Anwenderaktionen nachahmen und dann beliebig häufig selbst ausführen kann.

Typische Anwendungsgebiete für RPA-Software-Roboter sind also stark strukturierte, repetitive Routineaufgaben, bei denen keine menschlichen Eigenschaften wie z. B. Kreativität benötigt werden – und die daher anfällig für menschliche Fehler sind.

Welche Prozesse eignen sich für eine Robotic Process Automation (RPA)?

RPA ist für eine Vielzahl von Prozessen geeignet. Ihr gemeinsamer Nenner ist, dass sie häufig wiederholt, vorhersagbar, regelbasiert und natürlich digital stattfinden.

Allgemein gesagt: Prozesse, die

  • regelbasiert und standardisiert sind
  • eine begrenzte Anzahl an Sonderfällen beinhalten
  • repetitiv sind und häufig ausgeführt werden
  • anfällig für menschliche Fehler sind
  • nur eine begrenzte menschliche Intervention benötigen
  • den Zugriff auf eine Vielzahl von Systemen erfordern


Konkrete Beispiele für Prozesse, die sich für eine robotergesteuerte Automatisierung eignen:

  • E-Mails öffnen und angehängte Dateien verarbeiten
  • Formulare und Eingabemasken ausfüllen
  • Daten kopieren, einfügen und verschieben
  • Daten extrahieren, anpassen und berechnen
  • Sich in Systeme (z.B. ERP oder CRM) einloggen und diese bedienen
  • Berechnungen durchführen
  • Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, z. B. aus mehreren Systemen, von Internetseiten und aus strukturierten Dokumenten
  • Webseiten und Internetdaten abrufen und verarbeiten
  • Zugriff auf soziale Medien, wie Facebook, Twitter & Co.
  • Auf Basis von Daten Reports erstellen
  • Nach dem Muster “if/then” bzw. Wenn/Dann“ Entscheidungen treffen oder Regeln befolgen. Zum Beispiel bei Applikationen Daten anfordern und damit Eingabemasken ausfüllen
Welche Vorteile bietet eine Robotic Process Automation (RPA)?

Die Software-Roboter einer Robotic Process Automation bieten alle Vorteile, die Roboter im Allgemeinen auszeichnen: Sie können rund um die Uhr eingesetzt werden, ohne an Produktivität einzubüßen. Sie werden nicht müde, machen keine Flüchtigkeitsfehler, vergessen keine Arbeitsschritte oder Aufgaben, benötigen keine Pausen und werden nicht krank. Sie arbeiten nachts so gut wie tagsüber, sind problemlos über das Wochenende einsetzbar und führen auch monotone Arbeiten stets zuverlässig und effizient durch. Zusätzlich zu ihrer ständigen Verfügbarkeit dokumentieren sie alle Arbeitsschritte lückenlos, sichern also maximale Compliance. Durch ihre hohe Prozessgeschwindigkeit und die verringerte Fehlerquote erhöht sie zudem auch die Kundenzufriedenheit.

Geringe Kosten, hohe Rentabilität
Eine Robotic Process Automation (RPA) wird in die bestehende IT-Infrastruktur integriert. Die Software-Roboter nutzten die vorhandenen Programme, eine zeit- und kostenaufwendige Einrichtung einer speziellen Infrastruktur ist nicht notwendig. Dennoch kann mit RPA die Datenübertragung und -verarbeitung über mehrere IT-Systeme hinweg automatisiert werden.
Im Vergleich zu den Personalkosten eines neuen menschlichen Mitarbeiters fallen für einen RPA-Software-Roboter hauptsächlich Lizenzkosten an. Diese betragen etwa ein Zehntel der jährlichen Personalkosten eines Vollzeitangestellten. Zugleich entspricht die potentielle Arbeitszeit eines Software-Roboters ca. dem Fünffachen eines Menschen – bei stets gleichbleibend geringer Fehlerquote und hoher Prozessqualität.

Erhöhte Produktivität und Entlastung der Mitarbeiter
Eine Robotic Process Automation eignet sich optimal für Routineaufgaben, welche von menschlichen Mitarbeitern häufig als monoton, zeitraubend und lästig empfunden werden. Eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung dieser Tätigkeiten entlastet Ihre Mitarbeiter und ermöglicht ihnen, sich spannenderen und produktiveren Aufgaben zu widmen, welche menschliche Eigenschaften wie Intelligenz, Kreativität, Urteilsvermögen und Flexibilität benötigen.

So erhöht sich die Produktivität ihres Unternehmens doppelt: Zum einen übernimmt der Software-Roboter rund um die Uhr die alltäglichen Routineaufgaben und erfüllt diese schneller, fehlerfreier und exakter, als ein Mensch es könnte.
Ihre Fachkräfte können sich derweil auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, wodurch sich zum einen die Produktivität erhöht und zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit, mit all ihren positiven Auswirkungen.

Signifikant verbesserte Daten- und Prozessqualität
In vielen Unternehmen sind menschliche Ressourcen durch Prozesse gebunden, welche standardisiert, regelbasiert und repetitiv sind – also perfekt geeignet, um sie durch RPA-Software-Roboter zu automatisieren.
Durch eine solche robotergesteuerte Prozessautomatisierung sinken sowohl die Durchlaufzeiten als auch die Fehlerquoten signifikant. Die Einhaltung sämtlicher vorgegebener Standards wird gesichert, ebenso die Dokumentation aller Arbeitsschritte. Ihr Unternehmen profitiert von einer erhöhten Daten- und Prozessqualität, und ebenso Ihre Kunden.

Hohe Benutzerfreundlichkeit
Für das Training eines RPA-Software-Roboters wird keine Unterstützung durch einen Software-Entwickler benötigt. Es muss kein separates oder aufwendiges IT-System eingerichtet werden, keine Anwendungsschnittstelle programmiert werden und die bestehende Infrastruktur bleibt für alle Mitarbeiter wie gewohnt nutzbar.
Da der RPA-Software-Roboter die Aktionen eines menschlichen Anwenders innerhalb der jeweiligen Programme nachahmt, kann er von der Fachabteilung selbst „angelernt“ werden. Dadurch entsprechen die von den Software-Robotern ausgeführten Tätigkeiten den Anforderungen und Realitäten der betreffenden Abteilung – sie integrieren sich optimal in die bestehenden Abläufe.
Da die Software-Roboter die betreffenden Programme und Infrastrukturen nach dem Vorbild eines menschlichen Mitarbeiters nutzen, sind ihre Arbeiten zudem leichter nachzuvollziehen.
Üblicherweise werden Mitarbeiter im Umgang mit dem RPA-Programm geschult, so dass sie kleinere Anpassungen selbst vornehmen können.
Erfahrungsgemäß ist eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung innerhalb von zwei Wochen realisierbar. Die Anpassung der Software-Roboter an neue Anforderungen oder Aufgaben kann noch schneller erfolgen.

Hat eine Robotic Process Automation (RPA) auch Nachteile?

Die Robotic Process Automation (RPA) gilt als Transformationstechnologie. Sie kann die Produktivität und Profitabilität von Unternehmen erhöhen, die Fachkräfte entlasten und für eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit sorgen. Dennoch hat die RPA wie jede Technologie ihre Grenzen. Werden diese nicht beachtet, ergeben sich Nachteile aus der robotergesteuerten Prozessautomatisierung – ähnlich wie der Einsatz eines falschen Werkzeugs für eine ungeeignete Aufgabe sich nachteilig auswirkt.

Worin bestehen also die Grenzen der Robotic Process Automation (RPA)?

Hochkomplexe Prozesse sind durch RPA nicht automatisierbar
Die RPA Software-Roboter können nur nach vorgegebenen Regeln agieren. Sind darin Sonderfälle oder unterschiedliche Optionen und Handlungsanweisungen enthalten, können sie diese befolgen. Vorausgesetzt, die Kriterien im Sinne von Wenn-Dann-Regeln sind ausreichend deutlich. Hochkomplexe Prozesse mit vielen Sonder- oder Einzelfällen, strategischen Entscheidungen, Ermessensfragen usw. sind für eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung ungeeignet. Menschliche Kreativität und Urteilskraft bleiben dem Menschen vorbehalten.

Automatisierte Prozesse sind nur so gut wie ihre Vorbilder
Pointiert gesagt: Wer einen ineffizienten Prozess automatisiert, erhält eine ineffiziente Automatisierung. Ein RPA-Software-Roboter kann seine Aufgaben nur seiner „Einarbeitung“ entsprechend gut erledigen. Wurden z. B. Bestandteile der gewünschten Prozesse ausgelassen oder Sonderfälle nicht berücksichtigt, kann der Software-Roboter diese nicht kompensieren. Anders als ein Mensch kann sich ein Software-Roboter keine eigenen Lösungen für fehlende Prozessbestandteile ausdenken. Die absolute Regelkonformität einer RPA, welche bei einer guten Automatisierung die Fehlerquote verringert, ist also zugleich eine wichtige Bedingung für die „Einarbeitung“ des Software-Roboters.

Dokumente, Kriterien und Entscheidungen müssen eindeutig sein
Dieser Aspekt hängt eng mit den beiden oben genannten Grenzen einer RPA zusammen, verdient jedoch eine gesonderte Erwähnung. Dokumente, die Uneindeutigkeiten aufweisen, sind für einen Software-Roboter nicht zu verarbeiten – sie verwirren ihn sozusagen. Ähnlich liegt der Fall, wenn er Entscheidungen treffen soll, deren Bedingungen nicht in einer linearen Wenn-Dann-Beziehung zueinanderstehen. Trotz aller Ausgereiftheit der RPA verfügen die Software-Roboter nicht über solche menschentypischen Kompetenzen. Die Verarbeitung uneindeutiger Dokumente und das Treffen komplexer Entscheidungen können sie daher nicht übernehmen.

Welches Einsparungspotential bietet eine Robotic Process Automation (RPA)?

Eine seriöse Einschätzung des Einsparungspotentials muss anhand der jeweiligen Bedingungen des individuellen Unternehmens bzw. der betreffenden Fachabteilungen ausgesprochen werden.

Aber allgemein gilt:

  • Der größte Kostenfaktor einer Robotic Process Automation (RPA) sind die Erstkonfiguration und die Lizenzkosten der notwendigen RPA-Software.
  • Es ist keine zeit- und kostenaufwendige Veränderung der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur notwendig. Die Programmierung des RPA-Software-Roboters erfolgt hauptsächlich über ein „Anlernen“ eines Mitarbeiters.
  • Je mehr Prozesse automatisiert werden und je häufiger diese ausgeführt werden müssen, desto schneller rentiert sich die RPA, denn die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist hochgradig skalierbar.
  • Im ersten Jahr beträgt die Rendite einer neu eingerichteten RPA erfahrungsgemäß zwischen 30 und 200 Prozent.

Bitte kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch und eine erste Einschätzung von unserer Seite, ob eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen sinnhaft ist. 

Welche unternehmerischen Vorteile bietet eine Robotic Process Automation (RPA)?

Eine Robotic Process Automation (RPA) bietet Vorteile, die mehrere Ebenen eines Unternehmens berühren.

  • Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Als monoton empfundene Routineaufgaben können nun an den Software-Roboter delegiert werden. Die menschlichen Mitarbeiter können sich intensiver ihren Kernaufgaben widmen.
  • Erhöhte Produktivität und Servicequalität: Da Mitarbeiter sich anspruchsvolleren und höherwertigen Aufgaben konzentrierter widmen können, erzielen sie eine erhöhte Produktivität. Im Bereich des Kunden-Services stehen mehr Kapazitäten für eine individuellere Kundenbetreuung bereit, die Servicequalität und Kundenzufriedenheit steigt.
  • Verringerte Reaktionszeiten: Eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung verringert die Durchlaufzeiten und kann zudem rund um die Uhr erfolgen.
  • Verringerte Fehlerquoten: RPA-Software-Roboter erledigen ihre Aufgaben immer zuverlässig nach allen vorgegebenen Regeln. Sie lassen keine Schritte aus, machen keine Flüchtigkeitsfehler sind nicht ablenkbar. Dies ist in Bereichen wie der Buchhaltung und Auftragsbearbeitung sowie in Branchen wie Banken, Versicherungen und in der Logistik von besonderer Wichtigkeit.
  • Verbesserte Dokumentation: RPA-Software-Roboter vereinfachen das automatische Sammeln von Geschäftsdaten und ermöglichen dem Management einen optimalen Überblick über die aktuelle Geschäftsentwicklung.
  • Verbesserte Compliance und Governance: Alle notwendigen Anforderungen lassen sich als Regeln für die Software-Roboter festlegen und werden von diesen zuverlässig befolgt.
  • Skalierbarkeit: In einer bestehenden RPA-Software lassen sich nach Bedarf weitere Software-Roboter „anlernen“. Aufgrund der geringen Kosten kann dies bedarfsorientiert erfolgen.
Für welche Branchen ist eine Robotic Process Automation (RPA) besonders empfehlenswert?

Grundsätzlich ist eine Robotic Process Automation (RPA) in allen Branchen einsetzbar, in denen es entsprechende automatisierbare Prozesse. Je größer der Anteil solcher Prozesse am Tagesgeschäft ist, desto lohnender ist eine RPA.
An dieser Stelle führen wir beispielhaft einige Branchen auf, für die eine RPA erfahrungsgemäß besonders empfehlenswert ist. Im persönlichen Beratungsgespräch gehen wir gerne auf das Potential ein, welches eine RPA für Ihr Unternehmen bietet.

Finanzdienstleistungssektor
Hier stellt die Erfassung und Verarbeitung von Daten einen großen Bestandteil des Tagesgeschäfts dar. Viele dieser Tätigkeiten sind automatisierbar, z. B. die Pflege von Stammdaten, Kontenabstimmungen, Rechnungserstellung und die Bearbeitung von Kündigungen. Die so freigesetzten Ressourcen können für anspruchsvollere Aufgaben z. B. von regulatorischer Natur genutzt werden.
Auch für komplexe, aber regelbasierte Vorgänge lassen sich Software-Roboter einsetzen. Sie können z. B. im Rahmen einer Restschuldversicherung von Kreditkarten die entsprechenden Daten aus Datenbanken herunterladen und anhand zuvor festgelegter Regeln auswerten. Sogar eine automatisierte Auszahlung der errechneten Beträge ist möglich.
Für Banken und Finanzdienstleister bieten RPA-Software-Roboter zudem den Vorteil, dass ihre hochgradige Regeltreue sich auch auf den Bereich der Compliance erstreckt. An die häufigen Änderungen dieser Regulierungen lassen sich Software-Roboter schnell anpassen.

Versicherungen
In der Versicherungsbranche gibt es viele regelbasierte Aufgaben, die sich für eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung eignen. Dazu gehören z. B. das Versenden von Versicherungsbestätigungen, die Überprüfung und Änderung von Kundendaten (inklusive Bankdaten), die Anlage einer Schadenmeldung und die Bearbeitung von Neuanmeldungen über das Internet. Auch den Versicherungsbetrag eines neuen oder bestehenden Vertrags kann ein Software-Roboter errechnen – und anschließend diesen Vertrag per E-Mail an den Kunden versenden.

Energiewirtschaft
Da Software-Roboter Daten automatisiert erfassen und bearbeiten können, sind sie auch in der Energiewirtschaft vielfältig einsetzbar. So können sie z. B. Zählerdaten entgegennehmen und verarbeiten, Tarife anpassen, Neukundendaten aufnehmen sowie Tarifwechsel und Zahlungseingänge bearbeiten. Dadurch tragen sie zur Verringerung der Fehlerquote bei, erhöhen durch ihre zuverlässige Dokumentation die Transparenz nach innen und außen und steigern zudem durch die verminderten Durchlaufzeiten die Kundenzufriedenheit.

Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen können RPA-Software-Roboter dazu beitragen, das Personal vom hohen Verwaltungsaufwand zu entlasten. Aufgrund der stark strukturierten, regelbasierten Aufgaben und Formulare bestehen hier viele potentielle Einsatzgebiete der robotergesteuerten Prozessautomatisierung. Patientendaten und Unterlagen können schneller aufgenommen, bearbeitet und erstellt werden. Auch das Einhalten von Abläufen und notwenigen Dokumentationen wird durch RPA zusätzlich sichergestellt. Dadurch werden Ärzte und das medizinische Personal entlastet und können sich intensiver auf die Betreuung der Patienten konzentrieren.

Telekommunikation
Zu den automatisierbaren Tätigkeiten der Telekommunikationsbranche gehören aufgrund der standardisierten Abläufe auch viele Aufgaben aus dem Kundenservice. So lassen sich z. B. die Aufnahme von Neukunden sowie die Annahme von Bestellungen durch Software-Roboter bearbeiten. Auch sich häufig widerholende Fragen und sogar technische Vorgänge wie Übertragungsdatenmessungen können per RPA automatisiert werden.

Verwaltung
Da viele Vorgänge der öffentlichen Verwaltung hochgradig standardisiert und regelbasiert sind, können RPA-Software-Roboter hier für Entlastung sorgen. Die Voraussetzung ist dabei jedoch, dass die entsprechenden Vorgänge digital ablaufen. Ist dies gegeben, kann die robotergesteuerte Prozessautomatisierung Anträge und Formulare auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüfen, Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen und vollkommen regelbasierte Berechnungen übernehmen. So können Software-Roboter dem knappen menschlichen Personal zuarbeiten und ihm zeitraubende Routinetätigkeiten abnehmen. Bei hohem Arbeitsvolumen macht sich hier besonders positiv bemerkbar, dass RPA-Software-Roboter rund um die Uhr einsetzbar sind.

Logistikbranche
Im Bereich Transport und Logistik gibt es zahlreiche durch RPA-Software-Roboter automatisierbare Prozesse. Dadurch können die betreffenden Unternehmen u. a. von schnelleren Durchlaufzeiten und verringerten Fehlerquoten z. B. bei der Auftragserfassung, Änderung von Lieferadressen und Angebotserstellung profitieren. Auch weitere Tätigkeiten aus dem Bereich des Backoffice lassen sich per RPA automatisieren. Zum Beispiel die Angaben von Ladekapazitäten und Lieferterminen auf Internetseiten, Planungsdaten sowie die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen, z. B. von Logistikpartnern. Gerade in der international orientierten Logistikbranche kann die Einsatzfähigkeit der RPA-Software-Roboter rund um die Uhr einen großen Vorteil darstellen.

Handel und E-Commerce
Auch im Bereich des stationären und onlinebasierten Handels bestehen viele Tätigkeiten, die sich für eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung eignen. Dies kann die Annahme von Bestellungen, die Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen umfassen sowie die Pflege von Online-Shops. Ebenso die Lagerbestandserfassung, Retourenverwaltung sowie die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Durch eine durchdachte Automatisierung der zumeist bereits stark standardisierten Prozesse lässt sich die Produktivität und Kundenzufriedenheit noch weiter steigern und die Fehlerquote zugleich verringern.

Lässt eine Robotic Process Automation (RPA) sich auch in eine komplexe IT-Architektur integrieren?

 Der große Vorteil der Robotic Process Automation (RPA) ist, dass ihre Implementierung keine tiefen Eingriffe in die bestehende IT-Architektur und -Systeme eines Unternehmens erfordert. Notwendig ist nur die Installation einer standardisierten RPA-Software. Über diese nutzt der oder nutzen die Software-Roboter dann alle vorhandenen Programme so, wie es auch die menschlichen Mitarbeiter des Unternehmens tun.
Da die RPA-Software-Roboter vollkommen regelbasiert arbeiten, sind auch ihre Compliance und die zuverlässige Dokumentation gesichert. Zudem lassen sie sich nachvollziehbar verwalten, „anlernen“ und nutzen.


1. Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Eine Unterscheidung zwischen mehreren autorisierten Benutzern und unterschiedlichen automatisierten Aufgaben ist problemlos möglich, z. B. rollenbasiert. Das heißt, auf Basis der Position bzw. Rolle eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens.

2. Umfangreiche Benutzerverwaltung
Die Zugriffsrechte der RPA-Software-Roboter eines Unternehmens lassen sich umfangreich konfigurieren, sowohl nach Bereichen und Funktionen als auch nach Berechtigungen. Es lässt sich genau festlegen, welche Personen, Teams und Abteilungen welche Privilegien in Bezug auf einen oder mehrere Software-Roboter zugeordnet sind. Ihre Authentifizierung erfolgt nach dem üblichen Verfahren verschlüsselter Anmeldevorgänge (z. B. Benutzerkennung und Passwort) und wird selbstverständlich dokumentiert. So sind alle Zugriffe nachvollziehbar. Um die Einhaltung regulatorischer Vorschriften sicherzustellen, können auch Vorgaben zur Passworterstellung und –erneuerung integriert werden.

3. Intelligentes Scheduling
Über ein intelligentes Scheduling lässt sich die Arbeitsweise der RPA-Software-Roboter optimieren. Z. B. durch eine Vorgabe, dass bestimmte Aufgaben immer priorisiert werden müssen. Wiederkehrende Aufgaben wie z. B. Abrechnungen lassen sich per Zeitplan automatisch organisieren. Über das Scheduling sind auch die bearbeiteten und anstehenden Aufgaben einsehbar und können ggf. – die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt – umpriorisiert werden.

4. Revisionssicherheit
In der RPA-Software wird jede Aktion jedes Nutzers protokolliert. Dadurch ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen in welchem Bereich, an welcher Aufgabe und ggf. an welchem Software-Roboter vorgenommen hat. Selbstverständlich werden auch weitere relevante Informationen wie z. B. bestehende Berechtigungen und ihre Änderungen dokumentiert.

5. Audit-Logs
Unternehmensverantwortliche, Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte erhalten über umfangreiche Audit-Protokolle alle relevanten Informationen. Unter anderem zu den Funktionen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter im Zusammenhang mit den RPA-Software-Robotern.
Da alle Aktionen und Zeitpläne in den Audit-Protokollen transparent gemacht werden, lassen sich auch Fehler oder Angriffe auf das System identifizieren.

6. Testumgebung
Selbstverständlich ist in der RPA-Software eine Testumgebung integriert, in welcher neu „angelernte“ Software-Roboter gründlich auf ihre Funktionalität überprüft werden können und von der Produktivumgebung physisch getrennt wird. Erst wenn sie sich hier bewiesen haben und alle zu automatisierenden Prozesse zur vollen Zufriedenheit der Fachabteilung ausführen, werden sie produktiv geschaltet.

Was muss bei der Einführung einer Robotic Process Automation (RPA) beachtet werden?

Unserer Erfahrung nach sind drei Aspekte bei der Einführung einer Robotic Process Automation (RPA) besonders wichtig:

Einbeziehung und Mitarbeit der entsprechenden Fachabteilungen.
Damit die RPA-Software-Roboter die jeweilige Abteilung und ihre Prozesse optimal unterstützen können, müssen diese von Anfang an mit eingebunden und berücksichtigt werden.

Sorgfältige Prozessanalyse und –aufbereitung.
RPA-Software-Roboter können die durch sie automatisierten Prozesse nur so gut ausführen, wie ihnen dies „beigebracht“ wird. Unvollständige Prozesse können sie nicht ausführen, uneindeutige Dokumente nicht nutzen und Ermessensentscheidungen nicht treffen. Die zu automatisierenden Prozesse müssen daher auf solche Elemente überprüft und ggf. für eine Robotic Process Automation (RPA) optimiert werden.

Auswahl der geeigneten RPA-Software und Schulung der Mitarbeiter.
Nur eine bedienungsfreundliche RPA-Software ermöglicht, dass das gesamte Potential der Robotic Process Automation (RPA) für ein Unternehmen zum Tragen kommt. Da die RPA-Software-Roboter von den unternehmenseigenen Fachkräften „angelernt“ werden sollen, ist auch eine Schulung von großer Bedeutung, welchen Ihren Mitarbeitern alle relevanten Kompetenzen vermittelt.

Wie sieht die Zukunft der Robotic Process Automation (RPA) aus?

Die Verbreitung und Nachfrage nach Robotic Process Automation (RPA) nimmt stetig zu. Dies liegt u. a. begründet in dem aktuell noch großen unausgeschöpften Automatisierungspotential digitaler Prozesse. Hinzu kommen die einfache Implementierbarkeit der RPA-Lösungen, die „Anlernbarkeit“ der Software-Roboter durch die Mitarbeiter, die Skalierbarkeit der RPA und nicht zuletzt die positiven Resultate gut automatisierter Prozesse.

Aktuell sind bereits viele Prozesse anhand von RPA automatisierbar. Es ist absehbar, dass sich die Technik weiterentwickeln und besonders von den Fortschritten im Bereich der Künstlichen Intelligenz profitieren wird. Damit können Software-Roboter langfristig noch komplexere Aufgaben übernehmen und die menschlichen Mitarbeiter noch besser unterstützen.

Entscheidungen und Tätigkeiten, die nicht regelbasiert sind, sondern menschliche Eigenschaften wie z. B. Urteilsvermögen, Kreativität und Reflexion erfordern, werden hingegen außerhalb der Möglichkeiten von RPA bleiben.

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